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A partir du 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA devront être en mesure d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés (obligation edictée par l’article 88 de la loi de finances 2016). A cette date, le commerçant sera sanctionné s’il ne peut pas démontrer qu’il utilise un logiciel de caisse certifié.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse sécurisé ?

Un logiciel de caisse sécurisé permet le traitement informatique des données saisies sur la caisse enregistreuse.

Pour qu’il soit certifié sécurisé, le logiciel doit satisfaire « à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données ». Il doit empêcher la dissimulation d’opérations après leur enregistrement. Une fois saisie, une opération ne peut plus être modifiée sans laisser de trace.

Comment s’assurer que son logiciel de caisse répond à ces obligations ?

Certains logiciels et systèmes de caisse peuvent ne pas répondre à ces exigences. Soit parce qu’ils sont trop anciens, soit parce qu’ils ne sont pas évolutifs.
Si le logiciel est évolutif, une mise à jour (qui peut être prévue dans le contrat de maintenance) suffira.

D’ores et déjà le test de certaines fonctionnalités permet de vérifier si le logiciel répond aux obligations citées ci-dessus. S’il permet de :

  • Réaliser un abandon de saisie de vente
  • Supprimer une ligne de ticket au cours d’une saisie
  • Enregistrer la vente à une autre date que celle du jour
  • Annuler l’intégralité ou une partie d’un ticket encaissé

Et si aucune trace de ces opérations n’est consignée dans un fichier non modifiable, le logiciel de caisse ne répond pas aux exigences de sécurisation.

Comment prouver que son logiciel est certifié ?

Chaque possesseur de logiciel de caisse certifié devra, en cas de contrôle, produire un certificat délivré par un organisme accrédité. Il peut s’agir également d’ une attestation officielle délivrée par l’éditeur prouvant que son logiciel répond aux exigences de sécurisation.

Quels seront les risques encourus ?

La loi de finances prévoit que les commerçants qui ne pourront pas fournir un certificat lors d’un contrôle par les services fiscaux seront passibles d’une amende de 7500 euros et ce par système ou logiciel non certifié. Ils auront par ailleurs 60 jours pour s’équiper.

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